Alles over de AI-telefonist
Staat je vraag er niet bij, of wil je het gewoon een keer horen? Laat je terugbellen, dan nemen we het samen door.
Wat het is en hoe het klinkt
Wat is een AI-telefonist en wat kan die voor mijn bedrijf doen?
Een AI-telefonist, ook wel een AI-voice agent genoemd, is een digitale assistent die telefoongesprekken namens je bedrijf kan beantwoorden. SpeakFlow kan bijvoorbeeld veelgestelde vragen beantwoorden, gegevens van bellers verzamelen, terugbelverzoeken vastleggen en afspraken inplannen.
Welke taken de telefonist precies uitvoert, bepalen we samen. Zo sluit hij aan bij je bedrijf, werkwijze en klanten.
Klinkt SpeakFlow natuurlijk in het Nederlands?
SpeakFlow is ontworpen om duidelijke en natuurlijk klinkende gesprekken in het Nederlands te voeren. We stemmen onder andere de woordkeuze, begroeting en manier van aanspreken af op jouw bedrijf.
Vooraf kun je de telefonist zelf uitgebreid beluisteren en testen. Zo weet je hoe klanten te woord worden gestaan voordat SpeakFlow live gaat.
Weet mijn klant dat hij met een AI-assistent praat?
We vinden transparantie belangrijk. SpeakFlow kan zich aan het begin van een gesprek voorstellen als de digitale assistent van jouw bedrijf.
Hoe dit precies wordt verwoord, spreken we samen af. De telefonist hoeft niet te doen alsof hij een menselijke medewerker is om een beller vriendelijk en professioneel te kunnen helpen.
Wat het kan en wat jij bepaalt
Wat gebeurt er als SpeakFlow een vraag niet kan beantwoorden?
SpeakFlow wordt vooraf ingericht met informatie en duidelijke afspraken over wat de telefonist wel en niet mag doen. Als een vraag buiten die afspraken valt, hoeft de telefonist geen antwoord te bedenken.
Afhankelijk van de gekozen inrichting kan SpeakFlow de gegevens van de beller noteren, een terugbelverzoek aanmaken of het gesprek doorzetten naar een medewerker. Zo houd je zelf controle over ingewikkelde, gevoelige of onverwachte situaties.
Kan SpeakFlow afspraken in mijn agenda zetten?
SpeakFlow kan worden gekoppeld aan ondersteunde agendasystemen. Daarmee kan de telefonist tijdens een gesprek beschikbare momenten bekijken en, afhankelijk van de inrichting, een afspraak inplannen.
De mogelijkheden verschillen per agenda en werkwijze. Tijdens de intake bekijken we welke koppeling bij jouw bedrijf past en welke handelingen SpeakFlow zelfstandig mag uitvoeren.
Kan ik zelf bepalen wat SpeakFlow zegt en doet?
Ja. Samen bepalen we welke informatie SpeakFlow gebruikt, welke vragen de telefonist stelt en wanneer een gesprek moet worden doorgezet of als terugbelverzoek wordt vastgelegd.
Ook de begroeting, tone of voice, openingstijden en gespreksregels kunnen op jouw bedrijf worden afgestemd. Na de eerste inrichting testen we verschillende gesprekken en passen we de telefonist waar nodig aan.
Aansluiten op je bedrijf
Kan ik mijn huidige telefoonnummer blijven gebruiken?
In veel situaties kan SpeakFlow worden aangesloten op een bestaand telefoonnummer of worden ingezet via doorschakeling. Je kunt de telefonist bijvoorbeeld laten opnemen wanneer je zelf niet beschikbaar bent, buiten openingstijden of bij drukte.
De precieze mogelijkheden zijn afhankelijk van je huidige telefonieprovider en de gewenste inrichting. We controleren dit voordat we de koppeling instellen.
Hoe snel kan SpeakFlow live staan?
De inrichting duurt in de regel een week: intake, inrichting, testen en live. Hoe snel het echt gaat, hangt er vooral van af hoe snel je script en je agenda rond zijn.
Er is geen hardware nodig en er hoeft niets op je computer geïnstalleerd te worden.
Kan SpeakFlow meerdere gesprekken tegelijk aannemen?
Ja. Waar één telefoonlijn bezet raakt, kan SpeakFlow meerdere bellers tegelijk te woord staan. Niemand krijgt een ingesprektoon of een wachtrij.
Krijg ik te horen waar een gesprek over ging?
Na elk gesprek ontvang je een samenvatting met wie er belde, waar het over ging en wat er is afgesproken. Die gaat per e-mail of sms, net wat je wilt.
Privacy en voorwaarden
Hoe gaan jullie om met privacy en persoonsgegevens?
Bij telefoongesprekken kunnen persoonsgegevens worden verwerkt, zoals een naam, telefoonnummer of informatie uit het gesprek. Welke gegevens nodig zijn, hangt af van de toepassing waarvoor SpeakFlow wordt ingezet.
We maken vooraf afspraken over onder andere het doel van de verwerking, toegang tot gegevens, bewaartermijnen en eventuele gespreksopnames. Waar nodig worden deze afspraken vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.
We richten SpeakFlow zo in dat niet méér gegevens worden verzameld dan voor de afgesproken dienstverlening nodig is. De precieze technische en juridische inrichting bespreken we vóórdat de telefonist live gaat.
Waar worden de gegevens opgeslagen?
Gesprekken worden versleuteld verwerkt en opgeslagen binnen de Europese Unie.
Spreekt SpeakFlow ook andere talen dan Nederlands?
Meertalige gesprekken zitten in de pakketten Plus en Enterprise. Welke talen in jouw situatie zinvol zijn, bekijken we tijdens de intake.
Wat kost SpeakFlow?
Er zijn drie pakketten, met een vast bedrag per maand en een eenmalig bedrag voor de inrichting. Je kiest op functionaliteit, niet op minuten; elk pakket heeft inbegrepen minuten en een tarief voor wat daarboven komt.
De actuele bedragen en wat er per pakket in zit, staan op de homepage bij Prijzen.